Beranda Agenda & Kegiatan Bea Cukai Pangkalan Bun Tingkatkan Kompetensi Manajemen Arsip Bagi Setiap Pegawai

Bea Cukai Pangkalan Bun Tingkatkan Kompetensi Manajemen Arsip Bagi Setiap Pegawai

37

Rabu, 5 September 2018 bertempat di Ruang Utama KPPBC TMP C Pangkalan Bun diselenggarakan kegiatan Program Pembinaan Keterampilan Pegawai (P2KP) tentang Pengelolaan Arsip di Lingkungan DJBC.

Kegiatan ini dilakukan dalam rangka menambah kompetensi pegawai Bea Cukai Pangkalan Bun dalam mengelola arsip  kantor agar segala data-data maupun berkas yang ada dapat terekam dengan baik mengingat pentingnya arsip dalam pertanggungjawaban administrasi dalam pengelolaan birokrasi baik pemerintah maupun swasta.

Pelaksana dari Seksi Tata Usaha dan Kepegawaian, Roni Rizki Maruli Hutasoit menjelaskan bahwasannya manajemen arsip dilakukan mulai dari tahap penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, hingga sampai tahap penyusutan arsip.

Pada tahap pertama yaitu tahap Penciptaan Arsip, arsip dikelola mulai dari saat arsip tersebut dibuat maupun diterima. Arsip direkam dalam sebuah buku catatan ataupun  dapat memanfaatkan teknologi yang ada, misalnya menggunakan aplikasi pengolah database seperti Microsoft Excell, Microsoft Access, maupun aplikasi sejenis lainnya. Tahap selanjutnya yaitu tahap Penggunaan Arsip, dengan tetap memperhatikan hak akses dan keamanan arsip yang merujuk pada PMK nomor 276/PMK.01/2014, setiap arsip yang akan digunakan harus tetap memperhatikan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Sistem klasifikasi ini yang mengatur dokumen mana yang sifatnya Terbuka, Terbatas, atau pun Rahasia.

Selanjutnya setelah memperhatikan hal tersebut diatas, kita sampai kepada tahap ketiga yaitu Pemberkasan Arsip yang terdiri dari kegiatan berupa :

  1. Pembuatan Daftar Arsip sebagai alat bantu untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Daftar bantu ini dibuat dengan menentukan indeks (kata tangkap/keyword) terlebih dahulu terhadap isi informasi arsip yang akan disimpan dan dicantumkan pada folder. Indeks ini dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan/atau kurun waktu.
  2. Selanjutnya setelah indeks dibuat, setiap arsip diberi kode klasifikasi berdasarkan indeks diatas yang telah dipilih dengan tetap merujuk pada PMK nomor 276/PMK.01/2014. Misalnya kode AG untuk arsip Anggaran , DL untuk arsip Pendidikan dan Pelatihan, dan beberapa kode lainnya. Setelah kode klasifikasi diberikan, setiap arsip dikumpulkan dalam map yang sesuai dengan pengklasifikasiannya dan diberikan pelabelan pada masing-masing map arsip  untuk kemudian dilakukan penataan arsip pada folder di dalam filling cabinet.

Tahap terakhir yaitu Tahap Penyusutan Arsip, Penyusutan Arsip sendiri adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Dalam hal ini setiap arsip masih menjadi tanggung jawab tiap-tiap seksi apabila arsip tersebut belum memasuki masa inaktif. Masa inaktif berarti arsip yang telah melebihi jangka waktu 5 tahun dengan tetap memperhatikan nilai guna arsip tersebut. Jadi apabila sifat arsip dirasa tidak memiliki nilai guna lagi dan telah melebihi jangka waktu 5 tahun, arsip yang dimiliki masing-masing seksi yang ada di dalam KPPBC TMP C Pangkalan Bun, dapat diserahkan pada subbagian umum untuk dilakukan pemusnahan.

Diharapkan dengan kegiatan ini, setiap pegawai dapat menambah kompetensinya di bidang manajemen/pengelolaan arsip, untuk dapat mengelola arsip-arsip yang ada mengingat pentingnya administrasi sebagai alat pertanggungjawaban sebuah organisasi.