Berkomitmen Memberikan Pelayanan Terbaik, Bea Cukai Pangkalan Bun Selenggarakan Lokakarya Keterampilan Pegawai

Berkomitmen Memberikan Pelayanan Terbaik, Bea Cukai Pangkalan Bun Selenggarakan Lokakarya Keterampilan Pegawai

Bertempat di aula Kantor Bea Cukai Pangkalan Bun diselenggarakan kegiatan Lokakarya Customs and Excise Client Service Charter (CECSC) selama 2 hari (20/11/2019 – 21/11/2019) yang bertujuan untuk mengembangkan keterampilan non teknis (softskill) pegawai Bea Cukai Pangkalan Bun untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada Pengguna Jasa dan Stakeholder.
“Sekalipun kita bukan dari kantor yang mempunyai kegiatan pelayanan yang sangat bervariasi (banyak), setidaknya kita semua (harus) mengerti bagaimana standard yang harus dipenuhi dalam memberikan pelayanan kepada para stakeholders yakni pengguna jasa dan lain-lain,” ucap Nurtanti Widyasari, Kepala Kantor Bea Cukai Pangkalan Bun dalam pembukaanya (20/11).

Dalam kegiatan ini, Bea Cukai Pangkalan Bun menghadirkan 2 fasilitator sebagai tenaga pengajar yakni Sulaiman (Kepala Seksi Administrasi Manifes Kantor Bea Cukai Tanjung Perak) dan Andry Susanto (Pemeriksa Bea dan Cukai Pelaksana Lanjutan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) Jawa Timur I) yang memberikan materi inti berupa Pelayanan Prima, Teknik Komunikasi, Pembangunan Karakter, dan Etika Penampilan.

Dari ke 4 materi inti diatas, apa saja hal-hal penting yang diajarkan? Mari kita simak penjelasan di bawah ini !

1. Pelayanan Prima

Pelayanan prima sendiri memiliki definisi berupa pelayanan yang diberikan dengan sangat baik/terbaik, sesuai dengan standar yang berlaku atau dimiliki oleh instansi yang memberi pelayanan sehingga mampu memuaskan pihak yang dilayani. Pihak yang dilayani disini adalah pengguna jasa dan stakeholder kantor Bea Cukai Pangkalan.

Adapun dalam pelayanan prima, terdapat 6 (enam) konsep dasar yang dikenal dengan 6 A yaitu Attention (Perhatian), Ability (Kemampuan), Attitude (Sikap), Action (Tindakan), Accountability (Tanggung Jawab), dan Appearance (Penampilan) yang harus dilakukan secara maksimal dengan standard tinggi yang melebihi harapan dari pengguna jasa.

2. Teknik Komunikasi

Setiap pegawai Bea Cukai tentu akan menghadapi pengguna jasa dan stakeholder dalam melakukan tugasnya. Untuk itu teknik komunikasi perlu diilhami sebagai salah satu faktor penting dalam memberikan pelayanan yang maksimal. Adapun teknik komunikasi yang diberikan berupa komunikasi yang santun dan baik kepada stakeholders, baik pihak eksternal maupun pihak internal, dengan bertatap muka langsung maupun tidak (misalnya, melalui telepon).

“Postur, gestur, kontak mata, dan body language itu sangat penting ya (dalam komunikasi tatap muka),” ujar Sulaiman. Ia juga menyampaikan terkait standar etika komunikasi dalam pelayanan yang berlaku secara umum.

Andry menambahkan, untuk etika komunikasi melalui telepon, sebagai operator penyedia layanan harus mengetahui metode efektif agar komunikasi dapat berjalan dengan baik walaupun tidak secara langsung bertatap muka. “Suara dan intonasinya dijaga, harus beri kesan ceria dengan smiling voice dan juga jangan melakukan kegiatan lain saat berbicara via telepon” ujarnya.

3. Pembangunan Karakter

Setiap manusia memiliki karakter yang unik dan beraneka ragam. Dalam memaksimalkan tugasnya, Pegawai Bea Cukai Pangkalan Bun perlu mengenali karakter diri sendiri dan orang lain untuk kemajuan personal pada umumnya dan kemajuan organisasi pada khususnya. Sulaiman mengatakan bahwa olah fikir, olah rasa, olah hati, dan olah raga melupakan elemen penting dalam pembangunan karakter yang dapat dilatih. Empat elemen ini banyak mempengaruhi pembangunan karakter seseorang yang nantinya juga berujung pada kesuksesan organisasi .

Tidak hanya membahas mengenai pentingnya pembangunan karakter atau yang dikenal dengan bahasa kekinian “Character Building”, Sulaiman juga menekankan kembali tentang pentingnya menjiwai nilai-nilai Kementerian Keuangan, sikap dasar DJBC, serta program budaya DJBC.

Kepribadian individu merupakan salah satu faktor penting untuk menunjang kerjasama tim dan kemajuan organisasi. Dalam materi ini, seluruh pegawai Bea Cukai Pangkalan Bun berkesempatan untuk mengenali kepribadian sendiri dengan teori tipe kepribadian manusia menurut Hippocrates – Gallenus yang terdiri dari kepribadian Sanguinis, Koleris, Melankolis, dan Plegmatis dengan cara mengisi kuisioner yang disediakan selama 15 menit.

4. Etika Penampilan
Penampilan merupakan salah satu standar pelayanan yang harus ditaati oleh setiap pegawai Bea Cukai yang tertuang dalam Peraturan Direktur Jenderal Bea Cukai nomor PER-38/BC/2016 tentang perubahan peraturan DJBC nomor PER-03/BC/2014 tentang Pedoman Penggunaan Pakaian Dinas Seragam, Atribut, dan Kelengkapannya Bagi Pegawai DJBC. Sebagai pemateri, Andry menjelaskan tentang etika penampilan pegawai antara lain pemakaian atribut Pakaian Dinas Harian (PDH), pemakaian aksesoris, dan standar grooming (penampilan diri) baik untuk pegawai laki-laki maupun pegawai wanita. Kewajaran, kepantasan, keserasian dan kesesuaian peruntukan menjadi atensi dalam etika penampilan pegawai DJBC.

“Kalau penampilan kita (pegawai DJBC) rapi dan pas, kesan pertama orang lain juga pasti baik. Nah ini yang bakal memperkuat citra baik DJBC juga,” ujar Andry.

Selain 4 materi inti diatas, dibahas pula tentang standar fasilitas pelayanan berupa sarana dan prasarana guna menunjang pelayanan kepada para stakeholders seperti sistem antrean dan tempat tunggu yang nyaman, komputer layanan mandiri, layanan informasi terotomatisasi, papan informasi atau kredo, kotak saran, pendingin ruangan, papan maklumat pelayanan dan janji layanan, dan lain sebagainya.

Tak hanya teori, setiap peserta lokakarya juga diajak untuk mempraktikan hal yang telah dipelajari dengan bermain peran (role play) yang memperagakan kasus-kasus berhadapan dengan pengguna jasa maupun stakeholder. Bukan hanya itu, permainan-permainan menarik baik dilakukan secara individu maupun kelompok menambah kecerian dan kekompakan setiap peserta lokakarya. “Lokakarya ini sangat bermanfaat dan sangat menyenangkan. Kita semua jadi tahu tentang pelayanan yang baik seperti apa, cara berkomunikasi yang efektif juga,” ucap Anton salah satu peserta lokakarya. “Yang penting dari ini kita semua tetap menerapkan, menjaga, dan memelihara terus-menerus ilmu yang sudah kita terima dua hari ini untuk pelayanan kantor yang makin baik,” tambahnya.

Di penghujung acara, Nurtanti Widyasari menyampaikan pesan kepada seluruh peserta untuk terus menerapkan ilmu dan wawasan yang telah didapatkan.

“Dengan terus menerapkan apa yang sudah kita dapat (materi dan praktik tentang pelayanan prima, teknik komunikasi, dan etika penampilan) pada hari ini, kita jadi terbiasa membawa diri dengan standar pelayanan tersebut. Diharapkan nanti ke depannya, kita semua terus bisa, secara kontinyu memberikan pelayanan terbaik kepada Pengguna jasa dan Stakeholders di Bea Cukai Pangkalan Bun ini” ujar Nurtanti sebagai penutup.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *